Amazonビジネスを社内で使うことになったけれど、他の従業員をどう追加すればいいか分からない。
そんな状態ではありませんか。
追加自体は、管理画面から招待メールを送るだけで終わります。
ただし追加する前に決めておくことがあります。
この記事では手順に加えて、権限の分け方と後から困らないための設定を整理します。
記事のポイント
- 招待メールには有効期限がある
- 管理者だけの権限では自分で発注できない
- 人数が増えるとプランの条件が変わる
- 退会するとデータがすべて消える
ユーザーの追加は管理画面から招待メールを送る
Amazonビジネスは、1つのアカウントを複数人で使えます。
追加したい相手のメールアドレスへ招待を送り、相手が承諾すると使えるようになります。
それぞれに独立したログイン情報が割り当てられるため、パスワードを共有する必要はありません。
誰が何を買ったかも記録に残ります。
アカウント全体の機能はAmazonビジネスとは何かを解説した記事にまとめています。
複数ユーザーで1つのAmazonビジネスを共有する形になるため、個人ごとにアカウントを作って買い物をしている状態からは切り替えが必要です。
追加する前に決めておくこと
手順に入る前に、2つ確認してください。
あとから変更しにくい部分です。
事業用のメールアドレスを用意する
招待するアドレスは、その人が個人で使っているAmazonのアドレスを避けてください。
個人のアカウントと同じアドレスを使うと、過去の購入履歴が引き継がれます。
管理者から私的な買い物が見える状態になります。
会社のドメインで、その人専用のアドレスを用意するのが確実です。
個人アカウントとの関係はAmazonビジネスの個人利用について解説した記事で扱っています。
携帯番号なしでも登録できるか
会社から携帯電話を支給されていない担当者を追加したい、という相談があります。
Amazonのアカウントはメールアドレスでも作成できるため、電話番号なしで登録することは可能です。事業用のアドレスがあれば、招待を受けて参加できます。
注意が必要なのは、ログイン時の本人確認です。
Amazonの2段階認証についての案内では、ワンタイムパスワードをテキストメッセージまたは認証アプリで受け取れると説明されています。
つまり、携帯番号がなくてもパソコンの認証アプリで運用できます。会社の端末に認証アプリを入れておけば、私物の携帯を使わせずに済みます。
ただし、複数人で1つのアドレスを共有すると、コードの受け取り先が誰なのか分からなくなります。人数分のアドレスを用意してください。
ユーザー数によってプランの条件が変わる
使える人数には条件があります。
無料のアカウントでも複数人で使えますが、有料プランに入っている場合はプランごとに上限が決まっています。
1人で使う前提の条件で契約している場合、2人目を追加した時点で対象から外れます。
追加する前に、現在の契約で何人まで使えるかを管理画面で確認してください。
人数の上限は変更されることがあります。
古い情報のまま判断せず、実際の画面に表示されている条件を見てください。
ユーザー招待と追加の手順
追加の方法は2通りあります。
人数によって使い分けてください。
1人ずつ招待する
数人であればこちらが早いです。
- 管理画面のビジネスアカウントの設定を開く
- ユーザーを追加を選ぶ
- Eメールで招待するを選ぶ
- 相手のメールアドレスを入力する
- 与える役割を選んで招待を送る
相手に招待メールが届き、承諾するとアカウントが作られます。
招待メールには有効期限があります。
期限を過ぎるとリンクが使えなくなるため、送ったことを本人に伝えておいてください。
切れた場合は管理画面から送り直せます。
まとめて招待する
人数が多い場合は、一覧を作って一度に送れます。
管理画面から専用のファイルをダウンロードし、メールアドレスと役割を書き込んでアップロードする方法です。
全社で導入するときや、部署単位でまとめて追加するときに使います。
入力の形式が決まっているため、ダウンロードしたファイルの見出し行は変更しないでください。
追加できる人数や設定できる項目は、管理画面を見ると分かります。
＼管理画面でできることを確かめる／
招待コードとは何か
招待コードを配って入力してもらう形を想像している方が多いのですが、Amazonビジネスのユーザー追加はメールで完結します。
管理者が招待を送ると、相手に招待メールが届きます。受け取った人がメール内のリンクを開き、参加を承諾すれば追加は完了です。
登録の途中でコードの入力を求められた場合は、招待コードではなく、ログイン時に届くワンタイムパスワードである可能性が高いと考えてください。
招待メールが見当たらないときは、次の3点を確認します。
- 迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
- 招待したアドレスに打ち間違いがないか
- そのアドレスで、すでに別のAmazonアカウントを持っていないか
なお、招待する側の環境がまだ整っていない場合は、先にAmazonビジネスのアカウントを作り、管理者を確定させてから招待を送ってください。
役割ごとに権限を分ける
ユーザーには役割を割り当てます。
何ができるかが役割で決まるため、実際の担当に合わせて選んでください。
管理者
設定の変更、ユーザーの追加と削除、全員の購買履歴の閲覧ができます。
ここで注意したいのが発注の扱いです。
管理者の権限だけでは、自分で商品を注文できません。
設定する人と買う人を分ける設計になっているためです。
自分でも発注する場合は、次に説明する購買依頼者の権限も一緒に付けてください。
購買依頼者
商品を探して注文する権限です。
実際に備品を発注する担当者に割り当てます。
承認のルールが設定されている場合は、注文時に自動で承認の依頼が飛びます。
会計担当者
請求書のデータや購買のレポートを見られる権限です。
経理の担当者に割り当てます。
後述するグループの設定と組み合わせると、担当する部署のぶんだけを見せることもできます。
システム担当者
社内の会計ソフトや購買システムと連携させるための設定を行う権限です。
情報システムの担当者や、外部に委託している場合の担当者に割り当てます。
連携を使わないなら、この役割は不要です。
役割は複数を組み合わせて付けられます。
小規模な事業者なら、代表者に管理者と購買依頼者の両方を付けておけば足ります。
グループで部署ごとに管理する
人数が増えてきたら、グループを作って整理できます。
営業部、開発部といった単位で分ける機能です。
支払い方法と配送先をまとめられる
グループごとに、使える支払い方法と届け先を設定できます。
設定しておけば、担当者が個人のカードで立て替える必要がなくなります。
届け先も固定できるため、送り先を間違える事故が減ります。
部署ごとに費用を分けられる
グループ単位で請求を分ける設定もできます。
部署ごとに予算を管理している場合、集計の手間が減ります。
補助金の申請などで、特定の支出だけを切り出したいときにも使えます。
購入にルールを設ける
誰でも自由に注文できる状態が不安な場合、条件を付けられます。
上位のプランで使える機能です。
金額で承認を挟む
一定の金額を超える注文に、上長の承認を必須にできます。
少額の消耗品はそのまま通し、高額なものだけ止めるという設定が可能です。
紙の稟議書を回していた工程を、そのまま画面上に移せます。
使えるプランの条件はBusinessプライムとは何かを解説した記事にまとめています。
承認者が不在のとき
承認する人が出張や休暇で対応できないと、発注が止まります。
これを避けるため、期間を決めて別の人に承認を任せる設定があります。
また、承認を待っている間に商品の在庫が押さえられる仕組みもあります。
承認が下りたころに売り切れていた、という事態を防げます。
退職者のユーザー削除
人が辞めたときの処理も決めておいてください。
放置すると、退職者のアカウントが残ったままになります。
ユーザー削除の手順
管理画面のユーザー一覧から対象を選び、グループから削除します。
複数のグループに所属している場合は、それぞれのグループで削除が必要です。
1つ消して終わりにすると、別のグループに残ります。
退職の連絡を受けたら、その日のうちに処理してください。
アカウント全体を閉じる場合の注意
Amazonビジネスの利用そのものをやめる場合は、扱いが変わります。
退会すると、過去の注文履歴や請求書のデータにアクセスできなくなります。
帳簿や書類には保存すべき期間が定められています（出典：国税庁の帳簿書類等の保存期間に関するページ）。
手続きの前に、必要な書類をすべてダウンロードしておいてください。
書類の取得方法はAmazonビジネスの適格請求書を解説した記事で説明しています。
Amazonビジネスのユーザー追加に関するよくある質問
招待メールが届きません
迷惑メールのフォルダを確認してください。
それでも見つからない場合は、管理画面から送り直せます。
招待には有効期限があるため、期限切れになっている可能性もあります。
管理者にしたのに注文できません
仕様どおりの動作です。
管理者の権限だけでは商品を発注できません。
自分でも注文する場合は、購買依頼者の権限も一緒に付けてください。
個人のアドレスで招待してしまいました
相手が承諾する前であれば、招待を取り消して送り直せます。
すでに承諾している場合、過去の購入履歴が引き継がれている可能性があります。
本人に確認したうえで、事業用のアドレスで作り直すか判断してください。
何人まで追加できますか
契約している内容によって変わります。
上限は変更されることがあるため、管理画面に表示されている条件を確認してください。
上限を超える場合は、上位のプランへ切り替えることになります。
Amazonビジネスのユーザー追加のまとめ
ユーザーの追加は、管理画面から招待メールを送るだけで完了します。
人数が多い場合は、一覧をまとめてアップロードする方法も使えます。
招待するアドレスは、その人が個人で使っているものを避けてください。
過去の購入履歴が引き継がれ、管理者から見える状態になります。
役割は実際の担当に合わせて選んでください。
管理者の権限だけでは自分で発注できない点は、最初につまずきやすい部分です。
そして退職者が出たら、その日のうちに削除してください。
アカウント全体を閉じる場合は、書類をダウンロードしてからにしてください。
なお、画面の表示や条件は変更される場合があります。
