Amazonビジネスで買った備品を、毎回1件ずつ会計ソフトに入力していませんか。
領収書をダウンロードして、ファイル名を付けて保存して、金額を打ち込む。
この作業は会計ソフトと連携すれば、ほぼなくなります。
ただし設定を誤ると、経費が二重に計上されるという厄介な問題が起きます。
この記事では連携でできることと、最初に必ず確認すべき設定を整理します。
記事のポイント
- 明細が商品ごとに分かれて入る
- 適格請求書が自動で紐づけられる
- カードと両方つなぐと二重計上になる
- ソフトによって取り込み方が違う
会計ソフトと連携すると明細と証憑が自動で入る
Amazonビジネスは、主要なクラウド会計ソフトとデータをつなげられます。
つなぐと、買った内容と金額が自動で会計ソフト側に取り込まれます。
さらに、証憑となる書類も一緒に保存されます。
効果が出るのは、件数が多い事業者ほどです。
月に数件なら手入力でも変わりませんが、数十件を超えると作業時間が明確に変わります。
アカウント全体の機能はAmazonビジネスとは何かを解説した記事にまとめています。
連携するとできること
何が自動になるのかを具体的に見ていきます。
3つあります。
商品ごとに明細が分かれる
1回の注文で複数の商品を買った場合、通常は合計金額でしか記録が残りません。
連携すると、商品ごとに明細が分かれて取り込まれます。
コピー用紙と来客用の飲み物を一緒に買っても、別々の行になります。
勘定科目を分ける必要がある組み合わせでも、手で分割せずに済みます。
送料や割引も独立した行として入ります。
適格請求書が自動で保存される
電子で受け取った書類は、電子のまま保存することが求められています（出典：国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイト）。
連携していない場合、1件ずつダウンロードしてファイル名を付け直す作業が必要になります。
連携していれば、書類が自動で取り込まれ、該当の取引に紐づきます。
あとから探すときも、取引を開けばその場で確認できます。
税率が自動で振り分けられる
飲食料品を一緒に買うと、税率が混ざります。
連携では商品ごとの税率がそのまま引き継がれるため、自動で分かれます。
手で按分する必要がなくなり、計算間違いも防げます。
書類の取得方法はAmazonビジネスの適格請求書を解説した記事で説明しています。
主要な会計ソフトの違い
連携に対応しているソフトは複数ありますが、取り込み方の設計が違います。
自社の運用に合うものを選んでください。
| ソフト | 取り込み方 | 向いている運用 |
|---|---|---|
| freee会計 | 自動で同期し、科目も推測する | 簿記の知識がある人が少ない |
| マネーフォワード | 自動で同期し、証憑も自動取得する | 他の業務ソフトと揃えたい |
| 弥生会計 | 期間を指定して手動で取り込む | 取り込む時期を経理が管理したい |
経費精算や請求書受領のサービスと組み合わせる場合
会計ソフトの手前に、別のサービスを挟んでいる会社もあります。
役割が違うため、どこにAmazonビジネスの明細を流すかで設定が変わります。
それぞれの役割
| 種類 | 担当する範囲 | 代表的なサービス |
|---|---|---|
| 会計ソフト | 仕訳と決算 | freee会計／マネーフォワード／弥生会計 |
| 経費精算 | 立替の申請と承認 | 楽楽精算 |
| 請求書受領 | 届いた請求書の読み取りと保存 | バクラク／Bill One |
Amazonビジネスの支払いを会社のカードや請求書払いにしている場合、立替が発生しません。
そのため経費精算のサービスを通さず、会計ソフトへ直接つなぐほうが手順は短くなります。
導入前に確認しておくこと
組み合わせは会社によって変わるため、次の3点を先に決めてください。
- Amazonビジネスの明細をどのサービスで受けるか
- そのサービスから会計ソフトへ渡す形式は何か
- 適格請求書をどちら側で保存するか
ここを決めずに両方から取り込むと、同じ支払いが二重に記録されます。
なお、どのサービスとつなげられるかは提供元によって異なります。
対応の可否と手順は、利用しているサービスの提供元で確認してください。
連携そのものに料金はかかるのか
Amazonビジネスのアカウントは無料で作成でき、会計ソフトへ明細を渡すこと自体に追加の費用は発生しません。
費用がかかるのは、受け取る側のソフトです。
- 会計ソフト（freee会計・マネーフォワード・弥生会計）は、事業規模に応じたプラン料金
- 経費精算の楽楽精算は、初期費用と月額料金を組み合わせる形が案内されています
- 請求書受領のバクラク・Bill Oneも、利用する機能と処理件数で金額が変わります
楽楽精算のように、利用する人数や月あたりの処理件数で金額が決まるサービスは、公開されている一律の価格表がない場合があります。
その場合は、Amazonビジネスで月にどれくらいの件数を購入しているかを先に数えてから、提供元へ見積もりを依頼してください。
購入件数が少ないうちは、経費精算サービスを挟まず会計ソフトへ直接つなぐほうが、費用も手順も抑えられます。
金額は変更されることがあるため、最新の料金は必ず公式サイトで確認してください。
freee会計との連携
freee連携という呼び方で探している場合も、設定する内容は同じです。
自動化の度合いがもっとも高いソフトです。
商品単位で明細が分かれるだけでなく、過去の履歴から勘定科目を推測して提示します。
担当者は内容を確認して登録するだけで処理が終わります。
免税事業者から買った場合の扱いも自動で判定されます。
マネーフォワード クラウド会計との連携
帳簿の形式が従来の簿記に近く、経理の経験がある人にとって扱いやすい設計です。
証憑を自動で取得して保存する機能が用意されています。
給与や請求など、同じ系列の他のソフトと組み合わせて使う場合に利点があります。
弥生会計との連携
他の2つと違い、取り込みを手動で実行します。
期間を指定して、その範囲のデータだけを取り込む方式です。
自動で流れ込んでこないため、確定していないデータが帳簿に混ざりません。
取り込むタイミングを経理側でそろえたい場合に向いています。
どのソフトも、対応している機能は更新されています。
導入前に、現在どこまで自動化されるかを各社の案内で確認してください。
二重計上を防ぐ設定
ここが最初に必ず確認すべき部分です。
設定を誤ると、経費が実際の2倍で記録されます。
なぜ二重に計上されるのか
原因は、同じ買い物のデータが2つの経路から入ってくることです。
- Amazonビジネスの連携から「何を買ったか」が入る
- クレジットカードの連携から「いくら決済したか」が入る
どちらも経費として扱うと、1回の購入が2件分の経費になります。
そのまま登録すると、利益が実際より小さく記録されます。
決算の数字が狂うため、気づかないまま進めるのは危険です。
振替として処理する
防ぐ方法は、カード側のデータを経費として扱わないことです。
Amazonでの購入時に経費と未払金を計上し、カードの決済はその未払金を移す処理にします。
| タイミング | 処理の内容 |
|---|---|
| Amazonで購入したとき | 経費として計上し、未払金を立てる |
| カードで決済されたとき | 経費にせず、未払金の移動として処理する |
| 口座から引き落とされたとき | 未払金を消す |
毎回手で行うのは現実的ではないため、自動のルールを設定します。
カードの明細にAmazonの文字が含まれていたら振替として処理する、という条件を登録しておけば以降は自動です。
請求書払いを使っている場合も同じ考え方になります。仕組みはAmazonビジネスの請求書払いを解説した記事で扱っています。
連携を始めた直後の1か月は、必ず明細を目視で確認してください。
二重計上は金額が合っているように見えるため、集計するまで気づきにくい問題です。
連携できるかどうかは、管理画面から確認できます。
＼対応している機能を実際の画面で見てみる／
迷いやすい処理
連携していても、判断が必要な場面があります。
よく質問が出る2つを取り上げます。
ポイントを使ったとき
ポイントで支払った分は、値引きではなく収入として扱う方法が一般的です。
書類には値引き前の金額が記載されるため、値引きとして処理すると金額が合わなくなります。
連携するとポイントの利用分が独立した明細として入るので、そこに科目を割り当てます。
個人事業主が私的に貯めたポイントを使った場合は扱いが変わります。
返品して返金されたとき
返金が発生すると、マイナスの明細が自動で入ります。
購入時と同じ勘定科目と税率を当てて登録すれば、経費が相殺されます。
伝票を手で起こす必要はありません。
免税事業者から買った場合、仕入税額控除には制限があります。
この場合、帳簿にその旨を記載することが要件になっています（出典：国税庁の仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存に関するページ）。
ソフト側で自動判定される場合もありますが、設定が正しいかは顧問の税理士に確認してください。
連携できないときの原因
設定しても取り込まれない場合、原因は3つに絞れます。
認証を求められて止まっている
Amazon側のセキュリティが働き、追加の確認を求めている状態です。
会計ソフトの画面にその旨が表示されます。
いったんブラウザでAmazonにログインし、会計ソフト側で再同期を実行してください。
ワンタイムパスワードの入力を求められた場合は、その場で入力します。
個人アカウントの連携を選んでいる
会計ソフトの連携先を検索すると、個人向けと事業用の両方が出てきます。
誤って個人向けを選ぶと、事業用のIDでは接続できません。
また、同じブラウザで個人のAmazonにログインしたままだと、その情報が渡って失敗することがあります。
すべてログアウトしてから設定してください。
権限が足りない
連携の設定には、Amazonビジネス側の管理者権限が必要です。
一般の購買担当者の権限では設定できません。
管理者に依頼するか、権限を付けてもらってから進めてください。
認証には期限が設けられている場合があります。
これまで取り込めていたのに急に止まった場合は、期限切れを疑って再認証してください。
Amazonビジネスと会計ソフトの連携に関するよくある質問
連携すると手入力はゼロになりますか
ゼロにはなりません。
取り込まれた明細を確認して登録する操作は残ります。
なくなるのは、書類のダウンロードと金額の打ち込みです。
経費が2倍になっているのですが
Amazonとクレジットカードの両方から同じ購入が入っています。
カード側のデータを経費ではなく振替として処理する設定に変えてください。
すでに登録してしまった分は、片方を取り消す必要があります。
どの会計ソフトを選べばいいですか
社内に簿記の知識を持つ人がいるかで変わります。
いない場合は自動で科目を提示するタイプ、いる場合は帳簿の形式が従来に近いタイプが扱いやすくなります。
顧問税理士がいる場合は、指定のソフトがあるか先に確認してください。
過去の取引もさかのぼって取り込めますか
取り込める期間には制限があります。
ソフトによって扱いが違うため、連携を始める前に確認してください。
それより前の分は、手動で取り込むことになります。
Amazonビジネスと会計ソフトの連携のまとめ
経費精算や請求書受領のサービスを使っている場合は、どこで明細を受けるかを先に決めてください。
会計ソフトと連携すると、購入した明細と証憑が自動で取り込まれます。
商品ごとに行が分かれ、税率も自動で振り分けられます。
ただし、クレジットカードの連携も同時に使っている場合は注意が必要です。
そのままでは同じ購入が2件の経費として記録されます。
カード側のデータを振替として処理する設定を、連携の初期に必ず入れてください。
ソフトの選び方は、社内に簿記の知識を持つ人がいるかどうかで変わります。
取り込まれない場合は、認証、連携先の選択、権限の3つを確認してください。
なお、税務上の判断は事業の状況で変わります。処理に迷う場合は顧問の税理士に確認してください。
